Toekomst in werk?!

Onderzoek: hoe digitale technologie administratief werk (in gemeenten) verandert en laat verdwijnen

Gemeenten in transitie

Gemeentelijke organisaties zijn sterk aan het veranderen: de maatschappij kijkt anders naar de gemeentelijke overheid, de verwachtingen zijn anders (o.a. burger is klant geworden); een aantal rijkstaken is neergelegd bij gemeenten (rijks-Awbz werd gemeentelijke Wmo, Participatiewet en Jeugdwet), die zich daarop moesten organiseren terwijl de context ook snel verandert (klik hier op de link naar de interessante oratie hierover van Martijn van der Steen), ook wordt de gemeentelijke rechtspositie ‘genormaliseerd’ (klik hier voor een toelichting).
Digitale technologie wordt mede ingezet om de gemeenten beter in staat te stellen die nieuwe rol en taken goed en doelmatig uit te voeren.

Digitale technologie bij InformatieBeheer & Archief

Ik ben nieuwsgierig naar wat er gebeurt met administratief werk in een organisatie wanneer digitale technologie (weer) wordt ingevoerd. Ik heb daarom 31 mensen geïnterviewd die zicht hebben op het gemeentelijk werkproces ‘Informatiebeheer & Archief’ (IBA). In dit proces zijn o.a. administratief medewerkers, DIV-adviseurs, registrators, medewerkers Informatiebeheer en archivarissen werkzaam. Dit proces is aan het veranderen van de nadruk op archief- naar informatiebeheer (klik hier om meer hierover te lezen). De digitale technologie in dit proces heeft de vorm van een Document Management Systeem of Zaaksysteem. Dit zijn systemen waarmee (informatie over) digitale documenten die in de organisatie worden gebruikt, kunnen worden doorgestuurd, beheerd en bewaard. Deze systemen zijn als het ware de levensader van een (gemeentelijke) organisatie.

Drie effecten van de technologie vallen op:

Taken veranderen

De nieuwe technologie leidt tot veel verandering in takenpakketten, zeggen de geïnterviewden. Taken veranderen, vervallen of er ontstaan nieuwe. Routinematige taken (denk aan het scannen en handmatig registreren van post, het overtikken van mutaties), lenen zich er goed voor om beschreven te worden in processtappen. Omdat die stappen vervolgens vertaald kunnen worden in algoritmen die de computer aansturen, verdwijnt routinematig werk als eerste wanneer digitale technologie wordt ingezet. Werkzaamheden in het IBA-werkproces die aan die karakteristieken voldoen zijn soms al vervallen of zullen gaan vervallen door een nieuw systeem. Soms ‘verdampt’ daardoor een heel takenpakket, een baan. Deze effecten hebben binnen gemeenten betrekking op meer dan 100.000 functies.

Andere vaardigheden nodig

Ook is het gevolg van de ‘ont-routinisering’ van takenpakketten dat taken die overblijven meer sociale, meer IT- en meer abstract denken-competenties vragen. Dat zegt de theorie, maar het is ook terug te zien in het IBA-werkproces. Taken zijn geITiseerd; gevraagde competenties zijn socialer en strategischer van aard geworden en het gevraagde opleidingsniveau is sterk gestegen.

          “ICT is leidend geworden in de administratieve functies.”

Uitbesteding wordt makkelijker

Bovendien creëert de invoering van digitale technologie een moment waarop een keuze kan worden gemaakt voor uitbesteding van taken. De processen zijn immers netjes geanalyseerd en beschreven omdat het nieuwe systeem dat vergt. De uitvoerende ICT’ers en de buitendienst (functies van een betrekkelijk laag opleidings- en salarisniveau) werden uitgeplaatst en de monitor- of regierol (minder werk en van een hoger opleidings- en salarisniveau), bleef of kwam bij de gemeente. Dit versterkt de tendens naar meer functies met een hogere opleidingseis (en salaris) en minder uitvoerende functies (met een lager opleidings- en salarisniveau).

“Je ziet bij gemeentes dat het aantal hoger opgeleiden toeneemt.”

Perspectief

Mijn bevindingen voor het IBA-werkproces sluiten aan bij opvattingen in de literatuur over de effecten van digitale technologie. Twee bekende verklarende fenomenen zijn Skill-Biased Technological Change (SBTC) en Routine-Biased Technological Change (RBTC). Dit zijn opvattingen met als kern dat digitale technologie het gevraagde opleidingsniveau verhoogt en routinematig werk zal vervangen.
Dit is geen onontkoombaar verloop der dingen. Zowel een (gemeentelijke) organisatie als een medewerker zelf kan in deze situatie iets doen. Wat die acties precies kunnen zijn en ook wat er al aan effectieve interventies gebeurt, is onderdeel van mijn verdere onderzoek.

Daarom is het verstandig te weten wat er aan de hand is. Op de hoogte zijn van het feit dát deze verschuivingen in administratief werk aan de gang zijn, is een eerste vereiste. Alleen dan zit er toekomst in werk.

Ineke van Kruining, docent/onderzoeker bij Avans Hogeschool

Dit delen: